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Collectivité
Agirc-Arrco confie à RézoSocial l'inventaire national de son parc informatique
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Présentation du client
- L’AGIRC ARRCO est une fédération gérant la retraite complémentaire des salariés du privé. Elle s’insère dans l’écosystème de la protection sociale.
- La fédération AGIRC-ARRCO est administrée par un conseil d’administration composé paritairement de représentants des organisations d’employeurs et de salariés.
- Bien que la fédération ne dépende pas directement d’un ministère, elle doit néanmoins rendre des comptes à la Direction de la Sécurité Sociale.
- L’Agirc-Arrco joue un rôle majeur dans l’écosystème de la Retraite : la retraite complémentaire représente 12 millions de retraités.
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Quel était son besoin ?
Dans l’objectif de mettre en œuvre un nouvel outil de gestion de parc, l’AGIRC-ARRCO devait réaliser un inventaire physique exhaustif de l’ensemble de ses matériels informatiques incluant :
- Les postes de travail fixes
- Les poste de travail portables
- Les écrans supplémentaires
- Les stations d’accueil
- Les écrans utilisés pour la projection ou en visioconférence
- Les vidéos projecteurs
- Les imprimantes
- Les scanners
Plus de la moitié de ces matériels sont concentrés sur les principaux sites administratifs de l’AGIRC-ARRCO, parmi lesquels : Aix-en-Provence (13) – Paris Central Seine (75) – Gradignan (33) – Paris Jules César (75) – Lyon Part Dieu (69) – Saint Jean de Braye (45).
Mais l’autre moitié de ces matériels est répartie dans plus de 140 agences et centres départementaux de toutes tailles couvrant l’ensemble du territoire national.
L’objectif de l’inventaire est :
1) Identifier tous les matériels présents dans les locaux ou affectés à un utilisateur rattaché à un site donné dans le cadre
d’une visite physique.
2) Enregistrer : le numéro d’identification du matériel, l’utilisateur, la position de l’utilisateur dans les locaux (n° de bureau), la localisation géographique du site.
3) Restituer l’inventaire ainsi constitué sous la forme d’un fichier à plat.
Les volumes à couvrir sont importants :
- 16 000 matériels à inventorier
- 150 sites de toutes tailles répartis sur tout le territoire métropolitain
Pour intervenir sur de tels volumes, Agirc-Arrco recherchait nécessairement un acteur professionnel stable et habitué à traiter avec des grands comptes.
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Comment le marché a-t-il été ouvert ?
Ce marché a été ouvert via le RESAH.
Centrale d’achats destinée notamment aux acteurs hospitaliers, gérant près de 2 milliards d’euros d’achats, le RESAH est reconnu pour proposer des tarifs négociés et un niveau de qualité garanti.
RézoSocial est la 1e entreprise sociale à avoir rejoint leur catalogue de prestataires.
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Notre réponse
Pour répondre à l’ensemble des besoins d’Agirc-Arrco, il fallait apporter des capacités d’intervention en volumes, en qualité, en souplesse, en réactivité et en rapidité d’exécution.
En collaboration étroite avec les responsables de la direction informatique du groupe, nous avons :
- Créé, adapté et fait évoluer les outils et méthodes de formation, d’exécution et de reporting adhoc
- Organisé la formation, les visites sur sites, les déplacements et les hébergements des techniciens
- Optimisé autant que possible les « tournées régionales », en tenant compte, néanmoins, des souhaits et disponibilités des responsables des agences et sites locaux
- des interlocuteurs, événements commerciaux de l’entreprise, absences, congés…) et externes (horaires de transports, grèves et incidents SNCF…) du projet
- Organisé les auto-inventaires des micro-sites inaccessibles ou indisponibles
- Contacté, informé, rassuré et accompagné nos 15 interlocuteurs locaux et leurs collaborateurs
- Identifié et inventorié les 16 000 matériels visés en limitant au maximum le dérangement des interlocuteurs locaux et de leurs collaborateurs
- Corrigé ou remis à jour un nombre conséquent d’informations obsolètes (agences fermées ou déménagées, changement de responsables, corrections d’adresses ou de coordonnées téléphoniques et mails, matériels anciens à reprendre…)
- Visité physiquement près de 95% des matériels) et traité à distance les 5% résiduels
Comme souvent, le projet a évolué entre le besoin initial et la réalité du terrain. D’autre part, les grèves, pannes et « incidents » SNCF ont, à plusieurs reprises, empêché nos techniciens de se rendre sur site pour réaliser leur mission.
En plus de la rigueur nécessaire pour gérer de tels volumes, nous avons été heureux de faire preuve de souplesse pour nous adapter à ces aléas et réussir notre mission.
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Nos résultats
Une équipe de techniciens souples
et performants
Objectif n° 1
Mobiliser, former et déployer une équipe de techniciens sur 150 sites locaux répartis sur l’ensemble du territoire nationa
Problématiques
- Les volumes
- L’éloignement des sites
- Les tailles très variables des sites
- Les contraintes de transports et de disponibilités
- Les grèves et pannes de transports, annulations de trains…
Résultats
Une opération « terrain » réalisée en 3 mois (+ de 95% des matériels inventoriés)
Une équipe de 10 techniciens et collaborateurs mobilisés (des confirmés épaulant des salariés en insertion).
Un suivi à distance (« auto-inventaires ») pertinent (quasi-totalité des 4 à 5% résiduels)
Mise à disposition et transmission des outils d’inventaire, support téléphonique et par mail, suivi proactif et relance des interlocuteurs, en collaboration étroite et permanente avec les responsables Agirc-Arrco.
Un impact social
Objectif n° 2
Agir pour l’intégration
Problématiques
- Intégrer des populations issues de toutes origines sociales et culturelles
- Participer à la formation de personnes éloignées de l’emploi
- Soutenir une entreprise d’insertion efficace
Résultats
9 salariés en insertion soutenus représentant plus de 240 jours hommes
- Autonomie dans les transports,
- Découverte du pays et de ses régions
- Responsabilité sur les horaires,
- Importance du contact humain avec les interlocuteurs locaux
- Qualité du compte-rendu et du livrable
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Conclusion
RézoSocial est heureux d’avoir réalisé dans les délais impartis l’inventaire complet des 150 sites locaux et 16 000 matériels d’Agirc-Arrco et d’avoir ainsi à nouveau démontré sa capacité à gérer de gros volumes avec rigueur, souplesse et efficacité.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Contactez-nous ! contact@rezosocial.org